Privacy en geheimhouding
Antara Vertalingen zal alles in het werk stellen om het vertrouwen van klanten en bezoekers van onze website in stand te houden. Wij krijgen immers niet alleen de gebruikelijke klantgegevens, maar vertalen ook bijzondere gegevens die in persoonlijke documenten (kunnen) staan. Het gebruiken, vertalen en opslaan van deze gegevens wordt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ‘verwerken’ genoemd. Als beëdigd vertaalbureau is daarbij niet alleen de AVG op Antara Vertalingen van toepassing, maar ook de Wet beëdigde tolken en vertalers. Daarin is onze geheimhoudingsplicht ten aanzien van de inhoud van te vertalen documenten en hun vertalingen opgenomen (artikel 32), of deze vertalingen nu beëdigd worden of niet. Om die reden gebruikt Antara Vertalingen geen online vertaaltools, sturen wij uw vertaling alleen op uw verzoek naar een andere partij, en doen wij er alles aan om uw gegevens, teksten en documenten en alle beëdigde en niet-beëdigde vertalingen te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.
Privacy van de website en e-mail
Van de informatie die u ons mailt en de bestanden met (persoonlijke) documenten die u meestuurt, blijft een kopie op de server staan. Deze kopieën worden regelmatig van de server verwijderd.
Uw persoonlijke gegevens
De wettelijke basis voor de verwerking van uw gegevens is het verrichten van de diensten waar u om heeft verzocht of het treffen van de noodzakelijke maatregelen om aan dat verzoek te voldoen. Antara Vertalingen bewaart en gebruikt uw persoonlijke gegevens om op uw verzoek een offerte op te stellen, vertalingen of andere diensten te leveren of om te voldoen aan wettelijke vereisten. Deze gegevens omvatten zowel de gebruikelijke gegevens (uw naam, adres, woonplaats, e-mailadres) als de eventuele bijzondere gegevens die in het document staan dat u vertaald wilt hebben. Uw gegevens worden in geen enkel geval gebruikt voor reclame- of massamailingen.
Derden
Wanneer Antara Vertalingen een vertaling of andere dienst uitbesteedt aan een collega of voor u offertes opvraagt bij verschillende collega’s, krijgen deze personen op dezelfde wettelijke basis inzage in de persoonlijke gegevens die in het document (kunnen) staan. Deze collega’s zijn per definitie beëdigd, en dus geldt ook voor hen de wettelijke geheimhoudingsplicht naast de AVG-plicht om uw gegevens te beschermen. Om te voldoen aan de AVG sluiten wij in een dergelijk geval per opdracht daarenboven een verwerkingsovereenkomst.
Bewaartermijn
Gegevens met betrekking tot offertes worden een jaar bewaard, tenzij u duidelijk aangeeft dat u er niet op terugkomt. Dan worden ze per omgaande verwijderd. Voor zover het verrichte werkzaamheden betreft, zullen wij in het kader van de genoemde bewijsplicht en de fiscale bewaarplicht uw persoonlijke gegevens zeven jaar lang bewaren. Na die tijd worden uw contact- en factuurgegevens verwijderd. De vertaalbestanden bewaren we, omdat deze belangrijk zijn voor onze bedrijfsvoering en aansprakelijkheid. Beëdigde vertalingen blijven onbeperkt geldig en wij kunnen tot in lengte der dagen daarvoor ter verantwoording worden geroepen. Daarnaast staan onze vertalingen vol klantspecifieke terminologie die wij in een volgende vertaling voor dezelfde klant weer hanteren met het oog op consistentie en een goede kwaliteit. En verder moet het mogelijk blijven om een vertaling nogmaals te verstrekken.
Uw recht op inzage
U heeft het recht om de persoonlijke gegevens die in ons bezit zijn, in te zien, te wijzigen of te laten verwijderen voor zover de wettelijke plichten dat toelaten. We streven er dan naar om binnen 48 uur aan uw verzoek te voldoen.